RGPD : l'essentiel pour les TPE et indépendants
Pas besoin d'un service juridique pour être en règle. Voici les points de vigilance prioritaires.
Publié le par l'équipe LIRD
Le RGPD vous concerne, quelle que soit votre taille
Dès que vous conservez le nom, l'e-mail ou le téléphone d'un client, d'un prospect ou d'un salarié, vous traitez des données personnelles. Le Règlement général sur la protection des données s'applique donc à la quasi-totalité des entreprises, y compris les indépendants.
- pour répondre à une demande d'accès
- 1 mois
- pour notifier une violation à la CNIL
- 72 h
- principes clés à respecter
- 6
Les principes à retenir
- Finalité : chaque donnée est collectée pour un objectif précis et légitime.
- Minimisation : ne collectez que ce qui est réellement nécessaire.
- Durée limitée : ne conservez pas les données plus longtemps qu'utile.
- Sécurité : protégez-les contre les accès non autorisés et les pertes.
- Transparence : informez les personnes de l'usage de leurs données.
- Droits : permettez-leur d'y accéder, de les corriger ou de les supprimer.
Étape 1 : tenir un registre simple
Le registre des traitements recense les données que vous utilisez. Pour une petite structure, un tableau de quelques lignes suffit souvent :
| Traitement | Données | Durée de conservation |
|---|---|---|
| Gestion des clients | Identité, coordonnées, historique | Durée de la relation + 3 ans |
| Prospection | Nom, e-mail professionnel | 3 ans après le dernier contact |
| Gestion du personnel | Identité, contrat, paie | Selon obligations sociales |
Étape 2 : choisir des outils conformes
Vos prestataires (logiciel de facturation, messagerie, espace documentaire) traitent des données pour votre compte. Vous restez responsable de leur choix. Privilégiez des solutions qui :
- Hébergent les données dans l'Union européenne, idéalement en France.
- Documentent clairement leurs mesures de sécurité et de chiffrement.
- Proposent un contrat de sous-traitance conforme à l'article 28 du RGPD.
Étape 3 : savoir répondre aux demandes
Toute personne peut vous demander d'accéder à ses données, de les rectifier ou de les supprimer. Vous disposez d'un mois pour répondre. Un classement clair de vos documents, avec une recherche plein texte, vous permet de retrouver en quelques secondes tout ce qui concerne une personne et de traiter sa demande sereinement.